Demande client
Le message est identifié, les informations manquantes sont demandées et le dossier reste ouvert jusqu’à la prochaine action.
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E-mails et dossiers en cours
Les demandes importantes ne se perdent plus dans votre boîte de réception
Une boîte mail chargée ne contient pas seulement des messages. Elle contient des devis à préparer, des documents à récupérer, des réponses clients, des échéances et des décisions à prendre. Je vous aide à transformer ces échanges en actions clairement suivies.
Lire un e-mail ne signifie pas que le dossier est suivi
Vous ouvrez un message entre deux rendez-vous, vous pensez y répondre plus tard, puis une autre urgence arrive. Quelques jours après, la demande est toujours dans la boîte de réception et personne ne sait précisément ce qu’il reste à faire.
Mon rôle est d’organiser le flux : identifier l’objet du message, classer l’information, préparer la réponse lorsque c’est prévu et garder une trace des actions en attente.
Une gestion structurée de vos échanges
- Tri et classement des e-mails selon des catégories définies.
- Identification des messages urgents ou nécessitant votre décision.
- Préparation de réponses à partir de vos consignes.
- Envoi de réponses pour les sujets préalablement validés.
- Suivi des documents ou informations demandés.
- Relance de clients, fournisseurs ou partenaires.
- Mise à jour du dossier lié à l’échange.
- Création de modèles de messages pour les demandes récurrentes.
- Tenue d’une liste des actions en attente.
- Archivage des échanges clôturés selon votre organisation.
Vous gardez la main sur les décisions
Avant le démarrage, nous définissons les types de messages que je peux traiter, ceux qui nécessitent votre validation et ceux qui doivent vous être transférés immédiatement.
Les réponses sensibles, commerciales, juridiques ou engageant l’entreprise ne sont jamais improvisées. Elles suivent vos instructions et le niveau de validation convenu.
Exemples de suivis
Document fournisseur
La pièce est enregistrée au bon endroit, liée au dossier et signalée si elle doit encore être vérifiée.
Devis sans réponse
La date d’envoi est enregistrée et une relance est préparée au moment convenu.
Dossier incomplet
Les éléments reçus et manquants sont listés afin d’éviter les recherches répétées.
Focus bâtiment
Faire remonter les informations utiles du chantier
Une photo, une confirmation de livraison, un document signé ou une modification peut arriver par différents canaux. Le suivi administratif permet de classer l’information au bon endroit et de garder visible la prochaine action.
Questions fréquentes
Devez-vous accéder à toute ma boîte e-mail ?
Pas forcément. Le niveau d’accès dépend de la mission et des possibilités techniques. Une adresse dédiée, un dossier partagé ou des règles de transfert peuvent parfois suffire.
Répondez-vous directement en mon nom ?
Uniquement pour les sujets, modèles et consignes validés. Les autres réponses vous sont soumises avant envoi.
Pouvez-vous créer des modèles d’e-mails ?
Oui. Des modèles peuvent être préparés pour les demandes fréquentes afin de gagner du temps tout en conservant un ton professionnel et cohérent.
Comment protégez-vous les informations confidentielles ?
Les accès sont limités au nécessaire, les modalités de partage sont définies ensemble et les informations sont traitées avec discrétion. Des engagements spécifiques peuvent être prévus dans la convention de collaboration.
Liens utiles
Premier échange
Votre boîte mail doit soutenir votre activité, pas la diriger
Définissons un système simple pour transformer vos messages en dossiers réellement suivis.