CheckInAtWork
Enregistrement des présences sur chantier pour les personnes concernées et suivi des données transmises.
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Gestion administrative du personnel
Une seule interlocutrice pour tout l’administratif de votre personnel
Vous engagez, vous suivez des heures, vous répondez au secrétariat social et vous rassemblez des documents pour chacun de vos travailleurs. Je reprends ces tâches, je les centralise et je m’occupe des échanges qu’elles demandent, afin que le dossier de votre personnel reste complet sans vous mobiliser.
Un seul endroit pour tout ce qui concerne vos travailleurs
Les heures d’une semaine, un certificat médical arrivé par message, un contrat à préparer, une prime à signaler, une note de frais, un document réclamé par le secrétariat social : l’administratif du personnel ne se présente jamais en bloc. Il arrive par petits morceaux, souvent au mauvais moment, et chacun doit pourtant retrouver sa place.
Je rassemble ces éléments au même endroit, je les tiens à jour et je m’occupe des échanges qu’ils déclenchent. Vous gardez les décisions qui concernent vos équipes ; je m’occupe du suivi qu’elles entraînent.
Je peux prendre en charge et centraliser toute la gestion administrative du personnel, tout en travaillant avec le secrétariat social pour ce qui doit passer par eux.
Ce que je prends en charge, semaine après semaine
Chaque entreprise n’a pas les mêmes habitudes ni les mêmes documents. La liste est adaptée à la vôtre, aux accès dont je dispose et à ce que vous préférez garder.
Au fil des semaines
- Suivi des heures prestées et des plannings transmis.
- Enregistrement des congés, des récupérations et des absences.
- Suivi des maladies et réception des certificats.
- Relevé des primes, indemnités et éléments variables convenus.
- Traitement des notes de frais et des justificatifs qui les accompagnent.
Entrées, sorties et imprévus
- Préparation et rédaction des contrats à partir des éléments que vous avez arrêtés.
- Encodage des déclarations Dimona lorsque vous me donnez les accès nécessaires.
- Constitution des documents de fin de contrat, C4 compris.
- Suivi administratif des accidents de travail et des documents qui s’y rattachent.
Dossiers et documents
- Constitution et tenue à jour du dossier de chaque travailleur.
- Classement des contrats, avenants, certificats et attestations.
- Suivi des rendez-vous et des documents de médecine du travail.
- Préparation des attestations et documents administratifs demandés par vos travailleurs.
Spécialité bâtiment
Les démarches propres au personnel de chantier
Une entreprise du bâtiment ne suit pas son personnel comme un bureau. Aux heures, aux congés et aux contrats s’ajoutent les démarches liées au chantier lui-même, et des documents à réunir pour vos ouvriers comme pour les sous-traitants qui interviennent à vos côtés.
C’est une partie de l’administratif que beaucoup d’entreprises gardent pour elles. Elle fait partie de la mission, au même titre que le reste du dossier du personnel.
Déclarations de travaux
Préparation et introduction des déclarations de travaux liées à vos chantiers, à partir des informations que vous me communiquez.
ConstruBadge
Demandes, renouvellements et suivi des badges de vos ouvriers, avec les pièces nécessaires réunies au même endroit.
Limosa et sous-traitants
Déclarations Limosa si nécessaire, et suivi administratif des documents attendus de vos ouvriers comme de vos sous-traitants.
Que vous ayez un ouvrier ou une équipe complète
Dès le premier engagement, un administratif du personnel existe : un contrat, des déclarations, des heures à relever, un secrétariat social à qui répondre. À mesure que l’équipe grandit, ce sont les mêmes tâches qui se multiplient, sans jamais justifier à elles seules un poste dédié.
L’accompagnement s’adresse aux indépendants employeurs, artisans, entreprises du bâtiment, très petites entreprises et PME qui n’ont pas de service du personnel et ne souhaitent pas en créer un.
Focus bâtiment
Du chantier au dossier du personnel
Sur un chantier, les informations qui concernent le personnel circulent au même rythme que les commandes et les livraisons : une présence à enregistrer, un badge à renouveler, un document attendu d’un sous-traitant. Elles partent du chantier et doivent rejoindre le bon dossier.
C’est le même travail de liaison que pour vos devis, vos factures et vos dossiers chantier, appliqué cette fois à vos équipes.
Questions fréquentes
Établissez-vous les fiches de paie ?
Non. Les fiches de paie sont établies par votre secrétariat social. Je prépare et je transmets les éléments variables — heures, congés, maladies, primes, absences — puis je vérifie les fiches reçues et je signale ce qui ne correspond pas.
Remplacez-vous mon secrétariat social ?
Non. Je travaille avec le vôtre et je fais directement le suivi avec eux. Je peux prendre en charge et centraliser toute la gestion administrative du personnel, tout en travaillant avec le secrétariat social pour ce qui doit passer par eux.
Pouvez-vous encoder les Dimona vous-même ?
Oui, lorsque vous me donnez les accès nécessaires. Sans ces accès, je prépare les informations et je les transmets à la personne ou au secrétariat social qui procède à l’encodage.
Pouvez-vous rédiger les contrats ?
Je peux les préparer et les rédiger à partir des éléments que vous avez arrêtés : fonction, régime de travail, durée et conditions convenues. Les questions de droit social relèvent de votre secrétariat social ou de votre conseil.
Suivez-vous aussi les sous-traitants ?
Oui. Le suivi administratif des ouvriers et des sous-traitants fait partie de la mission : documents attendus, démarches liées au chantier et pièces à conserver dans le dossier.
Premier échange
Vous gérez vos équipes. Je m’occupe de leur administratif.
Dites-moi ce que vous suivez aujourd’hui vous-même — les heures, les déclarations, les contrats, les échanges avec le secrétariat social — et ce que vous préféreriez ne plus avoir à porter.