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Bâtiment · Du terrain au bureau
Vous gérez les chantiers. Je garde les dossiers en ordre.
Votre journée se passe sur les chantiers, chez les clients ou avec vos équipes. Pendant ce temps, les demandes, devis, commandes, documents et factures continuent d’arriver. Grâce à mon expérience du bâtiment, je reprends plus rapidement le fil des dossiers et j’organise le suivi administratif autour de votre réalité.
Dans le bâtiment, chaque dossier relie le terrain et le bureau
Une modification demandée par un client peut influencer le devis. Une livraison doit être rattachée au bon chantier. Une facture fournisseur doit être retrouvée. Un document manque avant de clôturer le dossier. Une intervention terminée attend encore d’être facturée.
Lorsque ces informations restent dans les e-mails, les messages, les camionnettes ou la mémoire de chacun, le risque d’oubli augmente. Mon rôle est de créer le lien administratif entre les étapes, sans compliquer le travail sur chantier.
Vous faites votre métier. Je m’occupe du reste administratif défini avec vous.
Ce que je peux suivre pour votre entreprise
Chaque métier a ses propres documents et habitudes. La mission est donc adaptée à vos processus réels et aux responsabilités que vous souhaitez conserver.
Clients et demandes
- Enregistrement et classement des demandes reçues.
- Centralisation des coordonnées et informations utiles.
- Suivi des rendez-vous, visites ou retours attendus selon vos consignes.
- Préparation de courriers et messages administratifs.
Devis et offres
- Mise en forme des devis à partir de vos données.
- Envoi après validation.
- Classement par client ou chantier.
- Suivi du statut et relance des offres sans réponse.
- Archivage des versions et avenants transmis.
Fournisseurs et commandes
- Classement des offres et documents fournisseurs.
- Suivi administratif des commandes.
- Association des bons de commande et de livraison au bon dossier.
- Identification des documents manquants.
Dossiers chantier
- Création d’une arborescence claire par chantier.
- Centralisation des documents administratifs disponibles.
- Mise à jour d’une liste de suivi.
- Classement des échanges, photos ou rapports transmis par l’équipe.
- Préparation des pièces à envoyer au client, à l’architecte ou à un partenaire selon vos instructions.
Facturation et paiements
- Préparation de la facturation à partir des éléments validés.
- Suivi des factures envoyées et des échéances.
- Relances administratives.
- Préparation des pièces destinées au comptable.
Personnel de chantier
- Enregistrement des présences sur chantier via CheckInAtWork, pour les personnes concernées.
- Préparation et introduction des déclarations de travaux liées à vos chantiers.
- Demandes, renouvellements et suivi des ConstruBadge de vos ouvriers.
- Déclarations Limosa si nécessaire.
- Suivi et classement des documents attendus de vos ouvriers et de vos sous-traitants.
Un soutien pour les professionnels qui ont besoin d’être sur chantier
L’accompagnement peut convenir notamment aux entrepreneurs généraux, entreprises de rénovation, chauffagistes, frigoristes, électriciens, plombiers, menuisiers, couvreurs, peintres, carreleurs, maçons, sociétés de parachèvement, architectes ou autres prestataires liés aux chantiers.
Moins de temps passé à expliquer, plus de temps consacré au suivi
Connaître le fonctionnement général d’un chantier, la succession d’un devis, d’une commande, d’une intervention et d’une facturation facilite la compréhension d’un dossier.
Cette connaissance ne remplace jamais votre expertise technique. Elle me permet de poser les bonnes questions administratives, de repérer plus vite une pièce manquante et d’organiser les informations de manière cohérente.
Organisation proposée
Cartographier vos flux
Nous regardons comment arrivent les demandes, où sont créés les devis, comment les équipes transmettent les informations et à quel moment les factures sont émises.
Choisir les priorités
Nous commençons par les points qui vous font perdre le plus de temps ou qui ont le plus d’impact sur votre suivi.
Centraliser
Nous définissons un emplacement clair pour les documents et une méthode compréhensible par les personnes concernées.
Suivre
Les éléments traités, en attente ou à valider restent visibles dans un tableau ou un outil adapté.
Questions fréquentes
Intervenez-vous dans la partie technique des chantiers ?
Non. Vous restez responsable des choix techniques, métrés, prix, délais de chantier et validations métier. Mon intervention concerne le suivi administratif défini avec vous.
Pouvez-vous préparer les devis ?
Je peux les mettre en forme et les préparer dans votre outil à partir des postes, quantités, prix et conditions que vous avez validés.
Pouvez-vous suivre les documents de plusieurs chantiers ?
Oui, à condition de définir une méthode de classement, les accès utiles et les informations que vos équipes doivent transmettre.
Travaillez-vous uniquement avec de grandes entreprises ?
Non. Le service est particulièrement adapté aux indépendants, artisans et petites structures qui ont besoin d’un renfort administratif souple.
Premier échange
Vous faites votre métier. Je m’occupe du reste.
Parlons des devis, factures, commandes, dossiers ou documents qui restent aujourd’hui en attente lorsque vous êtes sur chantier.